Filtrovací pravidla

Filtrování či automatické třídění zpráv, je v dnešní době nezbytností. Díky filtrování zpráv si můžete výrazně usnadnit práci s poštou a zpřehlednit Vaši e-mailovou schránku.

Pomocí filtrů můžete například třídit příchozí e-maily do jednotlivých složek. Jednoduše přeposílat příchozí zprávy dalším příjemcům a taktéž odfiltrovat nechtěnou poštu do složky spam, či ji rovnou mazat.

Nastavení filtrování zpráv

Po přihlášení do vaší e-mailové schránky přes Zoner webmail kliknete v levém menu na odkaz Nastavení a následně v levém menu zvolíte odkaz Filtry. Následně se Vám zobrazí možnosti filtrování zpráv:

U každé e-mailové schránky je  předem připravena sada filtrů „phpscript“, která obsahuje filtr Z-Mail AntiSpam. Počet sad filtrů je neomzený a lze mezi nimi jednoduše přepínat pomocí ozubeného kolečka "Akce" nad příslušným sloupcem. Důležité však je upozornit na to, že filtrování zajišťuje vždy jen jedna aktivní/zapnutá sada filtrů.

V dalším sloupci označeném Filtry vytváříte konkrétní filtrovací pravidla. Filtrovací pravidlo založíte jednoduše a to kliknutím na tlačítko Vytvořit – (znaménko „plus“ v pravém horním rohu).

Vytvoření konkrétního filtrovacího pravidla

Nyní si na názorném příkladu ukážeme, jak nastavit filtr, který nám bude zprávy od konkrétního příjemce přesunovat do vytvořené složky.

V prvním kroku zvolíme název našeho filtrovacího pravidla a to tak, že název vložíme do pole označeného Název filtru. V tomto případě jsme filtrovací pravidlo, pro zjednodušení, pojmenovali „Přesunutí do složky“

Poté již přejdeme k samotnému filtrování. Nejprve je nutné nastavit Pravidla pro příchozí zprávu.

(Kompletní výpis pravidel pro příchozí zpravu a jejich stručný popis naleznete na konci tohoto článku)

V našem případě jsme zvolili, že odpovídají veškerá pravidla, neb ve filtru budeme mít nastaveno pravidlo jen jedno. Dále jsme si nastavili, že se pravidlo bude vztahovat na odesilatele zprávy. A taktéž jsme nastavili, že odesilatel obsahuje e-mailovou schránku karel@nazev-domeny (Pokud chceme, nastavit vícero odesilatelů, stačí do pole pro vložení e-mailové adresy zadat více e-mailových adres. Adresy je však nutné oddělit klávesou „Enter“)

V dalším kroku si ukážeme, jak nastavit filtrování zpráv od konkrétního příjemce, do konkrétní složky.

Na přiloženém obrázku vidíte, že jsme si nastavili akce, které se s příchozím e-mailem provedou. Tedy pomocí rolovátka jsme zvolili možnost: Přesuň zprávu do a vybrali již vytvořenou složku „Karel“. Akcí můžete mít samozřejmě nastaveno více. Stačí je jednoduše přidat kliknutím na tlačítko „plus“.

Nyní už zbývá jen vytvořené pravidlo uložit a ujistit se, že máme filtr nastaven, jako aktivní.

Aktivovat, mazat, či editovat již existující filtr můžete po kliknutí na daný filtr, jeho detail se následně zobrazí v pravém sloupci. Aktivaci/deaktivaci filtru můžete provést pomocí posuvníku v poli "Filtr aktivní".

Filtrovací pravidla

Pravidla pro příchozí zprávu:

Nastavujete jako první krok při filtrování, Nejprve vyberete, jak se budou pravidla ve filtru aplikovat. Pravidla se dělí do tří skupin:

Odpovídají všechna pravidla – Znamená, že pro přesunutí do složky je nutné, aby zpráva splňovala všechna Vámi uvedená pravidla, které jste si do filtru nastavili.

Odpovídá kterékoli pravidlo – Znamená, že pro přesunutí do složky stačí, aby zpráva splňovala alespoň jedno Vámi uvedené pravidlo.

Všechny zprávy – Znamená, že do složky budou přesunuty všechny příchozí zprávy

Při samotné tvorbě pravidel můžeme vybírat z následujících možností:

• Předmět – Značí, že filtr budeme aplikovat na název předmětu zprávy.
• Odesilatel – Značí, že filtr budeme aplikovat na e-mailovou adresu odesilatele zprávy.
• Adresát – Značí, že filtr budeme aplikovat na e-mailovou adresu příjemce zprávy. (Často se hodí ve chvíli, kdy na Vaší e-mailové schránce máte vytvořen nějaký alias).
• Tělo – Značí, že filtr budeme aplikovat na obsah příchozího e-mailu.
• Velikost – Značí, že filtr budeme aplikovat na velikost příchozí zprávy

Filtr se vždy aplikuje na text, nebo e-mailovou adresu, kterou si do filtrovacího pravidla zvolíte.

• obsahuje – Značí, že se filtr bude aplikovat ve chvíli, kdy předmět/ odesilatel, /tělo zprávy bude obsahovat Vámi zvolený filtrovaný text. Opakem je pravidlo neobsahuje.
• odpovídá – Značí, že se filtr bude aplikovat ve chvíli, kdy předmět/ odesilatel, /tělo zprávy bude přesně odpovídat Vámi zvolenému filtrovanému textu. Opakem je pravidlo neodpovídá.
• existuje – Značí, že se filtr bude aplikovat ve chvíli, kdy předmět/ odesilatel, /tělo zprávy bude existovat. Opakem je pravidlo neexistuje. 
• odpovídá výrazu - Značí, že se filtr bude aplikovat ve chvíli, kdy předmět/ odesilatel, /tělo zprávy bude přesně odpovídat zvolenému výrazu v textu. Opakem je pravidlo neodpovídá výrazu. 
• odpovídá regulárnímu výrazu - Značí, že se filtr bude aplikovat ve chvíli, kdy předmět/ odesilatel, /tělo zprávy bude přesně odpovídat regulárnímu výrazu ve Vámi zvolenému filtrovanému textu. Opakem je pravidlo neodpovídá regulárnímu výrazu.
• počet je větší než/ počet je nižší než/ počet je roven
• hodnota je větší než/ hodnota je nižší než
• hodnota odpovídá/ hodnota neodpovídá

Akce po provedení filtrovacího pravidla:

Po nastavení pravidel, jaké zprávy budeme filtrovat, můžeme nastavit taktéž to, co se s vyfiltrovanými zprávami bude dít. Možností je mnoho, a proto si je jednotlivě představíme.

• Přesuň zprávu do - Značí, že vyfiltrované zprávy budou přesunuty do konkrétní Vámi zvolené složky, jako je příchozí pošta spam, koš či jiné již Vámi vytvořené složky.
• Zkopírovat zprávu do – Značí, že přijatá zpráva bude rovnou zkopírována do Vámi zvolené složky. Tedy bude jak v přijaté poště, tak i v nějaké Vámi vybrané složce.
• Přeposlat zprávu na – Značí, že vyfiltrovanoá zpráva bude přeposlána konkrétnímu příjemci na jeho e-mail.
• Odeslat kopii zprávy na – Značí, že vyfiltrovaná zpráva bude v kopii přeposlána na konkrétního příjemce s tím, že originál zprávy zůstane u Vás ve schránce.
• Smazat se zprávou – Značí, že vyfiltrovaná zpráva bude rovnou smazána.
• Nastavit vlajky u zprávy/ Přidat vlajky ke zprávě/ Odstranit vlajky ze zprávy – Značí, že k vyfiltrovaným zprávám budou přidány, či odebrány vlaječky. (Platí jen v případě, že vlaječky, či jiné ozančení u zpráv používáte).
• Odeslat oznámení - Značí, že si můžete nastavit, aby Vám o přijetí těchto vyfiltrovaných zpráv přišla notifikace ,(tedy upozornění o přijetí těchto zpráv), na libovlný Vámi zadaný e-mail.
• Ponechat zprávu v doručené poště – Značí, že vyfiltrovaná zpráva bude ponechána v doručené poště.
• Zastavit pravidla – Značí, že Vámi zadaná předchozí pravidla nebudou aplikována.

Nejčastější případy filtrování zpráv

V následujícím textu si ukážeme, jak se dá filtrování zpráv ve Vašem e-mailu využít i jinak, než jen pro třídění doručené pošty.

Přeposlání zprávy a automatická odpověď:

Přeposílání zpráv se hodí ve chvíli, kdy potřebujeme určité zprávy, které nám chodí přeposlat na jiného uživatele.

Tedy nejprve si vytvoříme nový filtr. V našem případě jsme jej pojmenovali „Miloš".

Následně zvolíme, jaké zprávy se budou filtrovat. V našem případě jsme si zvolili pravidlo, které bude filtrovat zprávy, které v předmětu budou obsahovat název „CZECHIA.COM“. Poté jsme zvolili akci Přeposlat zprávu na e-mail milos@nazev-domeny. (Pokud chceme, aby nám zpráva zůstala ve schránce a přeposlal se jen kopie zprávy, můžeme zvolit možnost Odeslat kopii zprávy na).

K přeposlané zprávě můžeme přidat automatickou odpověď pro odesilatele. To je možné nastavit přidáním další akce a to Odpovědět se zprávou. V takovém případě přijde odesilateli informace např., že na zprávu odpoví kolega, anebo že děkujete za zprávu a v co nejkratší době na ni odpovíte. Do kolonky Mé e-mailové adresy vyplníte Vaši e-mailovou adresu včetně případných aliasů, nastavíte prodlevu mezi automatickými odpovědmi v rozmezí 0-7 dní a kliknete na tlačítko Uložit.

Automatické oznámení o přijaté zprávě:

Oznámení o přijaté zprávě je výhodné si nastavit ve chvíli, kdy využíváte vícero e-mailových schránek, které však nestíháte denně vybírat, neboť nejsou tolik vytížené, anebo pokud chcete být informováni o tom, že Vám přišel nějaký důležitý e-mail.

Začneme tak, že si vytvoříme nový filtr. Následně zvolíme filtrovací pravidla. V tomto případě jsme si zvolili filtrování, že předmět obsahuje pojem „FOTKY“, a že se bude filtrovat zpráva, která je větší, než 500 KB. V akcích jsme nastavili Odeslat oznámení. Do položky e-mail jsme uvedli adresu, kam se budou oznámení zasílat – v tomto případě to je "info@nazev-domeny.cz" Dále si můžeme nastavit text oznámení. Tedy informaci o tom, že nám přišel e-mail, anebo přímo odkaz na náš Zoner Webmail. Na konkrétní schránku, kam e-mail přišel např. vložením URL odkazu https://webmail.zoner.com/?_user=novak@nazev-domeny (za "user=" můžete zadat název Vaší e-mailové schránky. V našem případě je to "novak@nazev-domeny".