Filtre a filtrovanie správ v Zoner Webmaile

Filtrovanie alebo automatické triedenie správ je v dnešnej dobe nevyhnutosťou. Vďaka filtrovaniu správ si môžete výrazne zjednodušiť prácu s poštou a sprehľadniť Vašu e-mailovú schránku.

Pomocou filtrov môžete napríklad triediť prícházajúce e-maily do jednotlivých priečinkov. Jednoducho preposielať prícházajúce správy ďalším príjemcom a taktiež odfiltrovať nechcenú poštu do priečínka spam, alebo ju rovno mazať.

Teraz si ukážeme, ako si filtrovanie správ nastaviť na našom Zoner Webmaile.

Nastavenie filtrovania správ

Po prihlásení do vašej e-mailovej schránky cez https://webmail.zoner.com/ kliknite v pravom hornom rohu na odkaz Nastavenie a následne v ľavom menu zvoľte odkaz Filtre. Následne sa Vám zobrazia možnosti filtrovania správ:

Zobrazia sa Vám dva stĺpce. Prvý z nich označený Sady filtrov slúži na sprehľadnenie jednotlivých filtrovacích pravidiel, ktoré môžete organizovať do týchto jednotlivých sád.

(V Zoner Webmaile máte už vopred pripravenú sadu „Default“) Sád filtrov môžete mať viacero a jednoducho medzi nimi prepínať. Dôležité však je upozorniť na to, že filtrovanie zabezpečuje vždy len jedna aktívna/zapnutá sada filtrov.

V ďalšom stĺpci, označenom Filtre vytvárate konkrétne filtrovacie pravidlá. Filtrovacie pravidlo založíte jednoducho a to kliknutím na odkaz Pridaj filter – (kliknutím na znamienko „plus“ v ľavom dolnom rohu stĺpca).

Vytvorenie konkrétneho filtrovacieho pravidla

Teraz si na názornom príklade ukážeme, ako nastaviť filter, ktorý nám bude správy od konkrétního príjemcu presúvať do vytvoreného priečinka.

V prvom kroku zvolíme názov nášho filtrovacieho pravidla a to tak, že názov vložíme do poľa, označeného Názov filtra. V tomto prípade sme filtrovacie pravidlo, pro zjednodušenie, nazvali „PRESUNUTÍ DO SLOŽKY“

Potom už prejdeme k samotnému filtrovaniu. Najskôr je nutné nastaviť Pravidlá pre prichádzajúce správy.

(Kompletný výpis pravidiel pre prichádzajúce správy a ich stručný popis nájdete na konci tohoto článku)

V našom prípade sme zvolili, že zodpovedá ktorékoľvek pravidlo, pretože vo filtri budeme mať nastavené pravidlo len jedno. Ďalej sme si nastavili, že sa pravidlo bude vzťahovať na odosielateľa správy a taktiež sme nastavili, že odosielateľ obsahuje e-mailovú schránku karel@nazev-domeny (Ak chceme nastaviť viacero odosielateľov, stačí do poľa pre vloženie e-mailovej adresy zadať viac e-mailových adries. Adresy je však nutné oddeliť klávesou „Enter“)

V ďalšom kroku si ukážeme, ako nastaviť presúvanie správ od konkrétneho príjemcu do konkrétneho priečinka.

Na priloženom obrázku vidíte, že sme si nastavili akcie, ktoré sa s príchádzajúcim e-mailom vykonajú. Teda pomocou rolovania sme zvolili možnosť: Presuň správu do a vybrali už vytvorený priečinok „KAREL“. Akcií môžete mať samozrejme nastavených viacero. Stačí ich jednoducho pridať kliknutím na tlačidlo „plus“.

Teraz už zostáva len vytvorené pravidlo uložiť a uistiť sa, že máme filter nastavený ako aktívny.

Aktivovať, mazat alebo editovať už existujúci filter môžete pomocou tlačidla nastavenie v pravom dolnom rohu tabuľky filtrov, viz obrázok nižšie:

Pravidiel samozrejme môžete mať nastavených viacero v jednom filtri. Dalšie pravidlo pridáte/ odoberiete jednoducho a to kliknutím pridaj/ zmaž – tlačidlo „plus“/ „mínus“ na pravej strane, viz obrázok nižšie:

Filtrovacie pravidlá

Pravidlá pre prichádzajúce správy:

Nastavujete ako prvý krok pri filtrovaní. Najskôr vyberiete, ako sa budú pravidlá vo filtri aplikovať. Pravidlá sa delia do troch skupín:

Zodpovedajú všetky pravidlá – Znamená, že pro presunutí do priečinka je nutné, aby správa spĺňala všetky Vami uvedené pravidlá, ktoré ste si do filtra nastavili.

Zodpovedá ktorémukoľvek pravidlu – Znamená, že na presunutie do priečinka stačí, aby správa spĺňala aspoň jedno Vami uvedené pravidlo.

Všetky správy – Znamená, že do priečinka budú presunuté všetky prichádzajúce správy

Pri samotnej tvorbe pravidiel môžeme vyberať z nasledujúcich možností:

• Predmet – Znamená, že filter budeme aplikovať na názov predmetu správy.
• Odosielateľ – Znamená, že filter aplikovať na e-mailovú adresu odosialateľa správy.
• Adresát – Znamená, že filter budeme aplikovať na e-mailovú adresu príjermcu správy. (Často sa hodí vo chvíli, keď na Vašej e-mailové schránke máte vytvoren nejaký alias).
• Telo – Znamená, že filter budeme aplikovať na obsah prichádzajúceho e-mailu.
• Veľkosť – Znamená, že filter budeme aplikovať na veľkosť prichádzajúcej správy.

Filter sa vždy aplikuje na text, alebo e-mailovú adresu, ktorú si do filtrovacieho pravidla zvolíte.

• obsahuje – Znamená, že sa filter bude aplikovať vo chvíli, keď predmet/ odosielateľ, /telo správy bude obsahovať Vami zvolený filtrovaný text. Opakom je pravidlo neobsahuje.
• zodpovedá – Znamená, že sa filter bude aplikovať vo chvíli, keď predmet/ odosielateľ, /telo správy bude presne zodpovedať Vami zvolenému filtrovanému textu. Opakom je pravidlo nezodpovedá.
• existuje – Znamená, že sa filter bude aplikovať vo chvíli, keď predmet/ odosielateľ, /telo správy bude existovať. Opakom je pravidlo neexistuje. 
• zodpovedá výrazu - Znamená, že sa filter bude aplikovať vo chvíli, keď predmet/ odosielateľ, telo správy bude presne zodpovedať zvolenému výrazu v texte. Opakom je pravidlo nezodpovedá výrazu. 
• zodpovedá regulárnemu výrazu - Znamená, že sa filter bude aplikovať vo chvíli, keď predmet/ odosielateľ, /telo správy bude presne zodpovedať regulárnemu výrazu vo Vami zvolenom filtrovanom texte. Opakom je pravidlo nezodpovedá regulárnemu výrazu.
• počet je väčší než/ počet je nižší než/ počet je rovný
• hodnota je väčšia než/ hodnota je nižšia než
• hodnota zodpovedá/ hodnota nezodpovedá

Akcie po vykonaní filtrovacieho pravidla:

Po nastavení pravidiel, aké správy budeme filtrovať, môžeme nastaviť taktiež to, čo sa s vyfiltrovanými správami bude diať. Možností je veľa, a preto si ich jednotlivo predstavíme.

• Presuň správu do - Znamená, že vyfiltrované správy budú presunuté do konkrétneho, Vami zvoleného priečinka, ako je spam, kôš a iné.
• Skopírovat správu do – Znamená, že prijatá správa bude rovnu skopírovaná do Vami zvoleného priečinka. Tedy bude v prijatej pošte, ako aj v nejakom Vami vybranom priečinku.
• Preposlať správu na – Znamená, že vyfiltrovaná správa bude preposlaná konkrétnemu príjemcovi na jeho e-mail.
• Odoslať kópiu správy na – Znamená, že vyfiltrovaná správa bude v kópii preposlaná na konkrétneho príjemcu s tým, že originál správy zostane u Vás v schránke.
• Zmazať správu – Znamená, že vyfiltrovaná správa bude rovno zmazaná.
• Nastaviť vlajky pri správe/ Pridať vlajky k správe/ Odstrániť vlajky zo zprávy – Znamená, že k vyfiltrovaným správam budú pridané, alebo odobrané vlajočky. (Platí len v prípade, že vlajočky alebo iné označenie správ používate).
• Odoslať oznámenie - Znamená, že si môžete nastaviť, aby Vám o prijatí týchto vyfiltrovaných správ prišla notifikácia ,(teda upozornenie o prijatí týchto správ), na ľubovoľný Vami zadaný e-mail.
• Ponechať správu v doručenej pošte – Znamená, že vyfiltrovaná správa bude ponechaná v doručenej pošte.
• Zastaviť pravidlá – Znamená, že Vami zadané predchádzajúce pravidlá nebudú aplikované.

Najčastejšie prípady filtrovania správ

V nasledujúcom texte si ukážeme, ako sa dá filtrovanie správ vo Vašom e-maile využiť aj inak, než len na triedenie doručenej pošty.

Preposlania správy a automatická odpoveď:

Preposielania správ sa hodí v prípadoch, keď potrebujeme určité správy preposlať na iného používateľa.

Teda najskôr si vytvoríme nový filter. V našom prípade sme ho nazvali „MILOŠ“. Následne zvolíme, aké správy sa budú filtrovať. V našom prípade sme si zvolili pravidlo, ktoré bude filtrovať správy, ktoré v predmetu budú obsahovať názov „CZECHIA.COM“. Potom sme zvolili akciu Preposlať správu na e-mail milos@nazev-domeny. (Ak chceme, aby nám správa zostala v schránke a preposlala sa len kópia správy, môžeme zvoliť možnosť Odoslať kópiu správy na).

K preposlanej správe môžeme taktiež pridať automatickú odpoveď pre odosielateľa. To je možné nastaviť pridaním ďalšej akcie a to Odpovedať so správou. V takom prípade príde odosielateľovi informácie napr., že na správu odpovie kolega, alebo že ďakujete za správu a v čo nejkratšom čase na ňu odpoviete. Do kolonky Moje e-mailové adresy vyplníte Vašu e-mailovú adresu. Taktiež je tu možné nastaviť periódu, ako často bude odosielateľ dostávať Vami zvolenú odpoveď so správou, čo nastavíte doplnenim počtu dni do počet dní medzi automatickými odpoveďami.

V poslednom kroku nezabudnite filter uložiť a nastaviť ako aktívny.

Automatické oznámenie o prijatej správe:

Oznámenie o prijatej správe je výhodné si nastavit vo chvíli, keď využívate viacero e-mailových schránok, ktoré však nestíhate denne vyberať, pretože nie sú tak vyťažené, alebo keď chcete byť informovaní o tom, že Vám prišiel nejaký dôležitý e-mail.

Začneme tak, že si vytvoríme nový filter. Následne zvolíme filtrovacie pravidlá. V tomto prípade sme si zvolili filtrovanie podľa predmetu s obsahom pojmu „FOTKY“, a filtrovaná správa je väčšia ako 500 KB. V akciách sme nastavili Odoslať oznámenie. Do položky e-mail sme uviedli adresu, kam sa budú oznámenia zasielať – v tomto prípade to je "info@nazev-domeny.cz" Ďalej si môžeme nastaviť text oznámenia. Teda informáciu o tom, že nám prišiel e-mail, alebo priamo odkaz na náš Zoner Webmail. Na konkrétnu schránku, kam e-mail prišiel, napr. vložením URL odkazu https://webmail.zoner.com/?_user=novak@nazev-domeny (za "user=" môžete zadať názov Vašej e-mailovej schránky. V našom prípade je to "novak@nazev-domeny".

Filtrovania nevyžiadanej pošty:

Filtrovanie nevyžiadanej pošty sa nám hodí vo chvíli, keď nám do schránky chodí väčšie množstvo pošty, o ktorú nemáme záujem.

Začneme opäť tak, že si vytvoríme nový filter napríklad s názvom SPAM. Následne zvolíme filtrovacie pravidlá. V tomto prípade sme si zvolili filtrovanie podľa predmetu filtrovanej správy, ktorý obsahuje *SPAM". Samozrejme, že pravidiel môžeme mať nastavených viacero a filtrovať aj konkrétnu e-mailovú adresu, alebo celý predmet správy. Potom zvolíme, že správy takto vyfiltrované budú automaticky presúvané do priečinka SPAM.

Ak ste v návode nenašli to, čo ste hľadali, kontaktujte priamo našu zákaznícku podporu.
Vaše prípadné návrhy na zlepšenie alebo pripomienky a dotazy môžete adresovať našej zákazníckej podpore.